Verifactu es el sistema de facturación verificable que la Agencia Tributaria exige a las pymes y autónomos para registrar cada factura en el momento de emitirla y, si se activa ese modo, enviarla a Hacienda de forma electrónica. Si tienes un negocio y aún no sabes qué te toca hacer exactamente, aquí lo tienes explicado sin rodeos.
Qué es Verifactu para pymes y autónomos y por qué existe
Verifactu es la implementación del Reglamento de Requisitos de Sistemas y Programas Informáticos que Soporten los Procesos de Facturación (RRSPCPF), conocido como Reglamento de Sistemas de Facturación (VERI*FACTU). Nace de la Ley Antifraude 11/2021, que persigue eliminar el software de doble uso (los llamados «software de caja B») con el que se ocultaban ingresos a Hacienda.
En la práctica, tu software de facturación debe generar un registro de control inviolable de cada factura emitida y, si eliges esa opción, enviarlo en tiempo real a la Agencia Tributaria. La «V» que aparece en las facturas verificadas certifica que esa factura quedó registrada y ya no se puede modificar de forma retroactiva.
El objetivo de Hacienda es directo: si cada factura queda registrada en el momento de emitirse, falsificar o borrar facturas después se vuelve casi imposible.
¿A quién afecta Verifactu? Pymes y autónomos obligados
Verifactu afecta a todas las empresas y autónomos que emiten facturas con un software informático y tributan por IRPF o por el Impuesto de Sociedades en España. En la práctica, esto abarca a la mayoría de pymes y autónomos que usan cualquier programa de facturación, desde una hoja de Excel hasta un software especializado.
Hay excepciones importantes:
- Las empresas inscritas en el Suministro Inmediato de Información (SII), que ya envían sus facturas a Hacienda en tiempo real, quedan exentas de Verifactu: no tienen que cumplir ambos sistemas.
- Las personas físicas que facturan a mano o en papel, sin software, no están directamente afectadas, aunque este caso es cada vez menos común.
- Las facturas simplificadas (tickets) tienen sus propias reglas y plazos.
Cuáles son los plazos de Verifactu que tienes que conocer
El plazo para que tu software de facturación esté adaptado a Verifactu es el 1 de julio de 2027 para autónomos y pymes en IRPF (y el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto de Sociedades). Los plazos han cambiado varias veces desde el anuncio inicial, así que conviene tenerlos claros. Tras el aplazamiento aprobado a finales de 2025, los plazos vigentes son:
- Grandes empresas y grupos: tienen el plazo el 1 de enero de 2027.
- Pymes y autónomos: el plazo de adaptación se extendió. La fecha límite para que el software de facturación esté adaptado es el 1 de julio de 2027 para autónomos y pymes en IRPF (y el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto de Sociedades).
- Fabricantes de software: debían tener sus soluciones certificadas con antelación para dar tiempo a sus clientes a adaptarse.
Verifica siempre los plazos vigentes en la web oficial de la AEAT (agenciatributaria.gob.es), ya que han cambiado en varias ocasiones y podrían modificarse de nuevo.
Qué cambios técnicos implica para tu software de facturación
Si usas un software de facturación comercial (Holded, Quipu, Sage, A3, Factusol, etc.), no tienes que hacer nada técnico por tu cuenta. La responsabilidad de adaptarse a Verifactu recae en el fabricante, no en ti. Tu tarea es confirmar que tu proveedor ya está adaptado o tiene fecha cerrada de actualización.
Esto es lo que cambiará en tu día a día:
- Cada factura que emitas quedará registrada con un código QR y un código hash que verifica su integridad.
- El software enviará los registros a la AEAT automáticamente (modo de envío a Hacienda) o los guardará localmente con una huella digital verificable (modo sin envío automático, también válido).
- No podrás modificar ni eliminar facturas ya emitidas sin que quede constancia de esa modificación.
- Las facturas rectificativas seguirán existiendo, pero cada rectificación también quedará registrada.
Los dos modos de cumplimiento: con y sin envío a Hacienda
Verifactu tiene dos modalidades y conviene no confundirlas. En una, el software envía cada factura a Hacienda; en la otra, guarda los registros con garantías pero sin enviarlos. Las dos son válidas.
Modo con envío a Hacienda (VERI*FACTU activo)
El software envía cada registro de factura a la AEAT en tiempo real o en un plazo máximo de cuatro días. A cambio, las facturas llevan el código QR verificable y la marca VERI*FACTU. Esta modalidad da más visibilidad a Hacienda sobre tu facturación, pero también te protege: una factura marcada como verificada es prácticamente imposible de cuestionar.
Modo sin envío a Hacienda (sistema de registro propio)
El software genera los registros de control y los almacena localmente, sin enviarlos a la AEAT de forma automática. Las facturas también llevan un QR, pero distinto al de Verifactu. Este modo es igualmente válido, aunque si Hacienda solicita los registros en una inspección, tendrás que presentarlos. La contrapartida: sin el envío automático, no cuentas con la «certificación» de la AEAT sobre esas facturas.
La mayoría de softwares comerciales elegirán el modo con envío a Hacienda por defecto, porque simplifica la gestión y ofrece más garantías al usuario.
Qué pasa si no cumples con Verifactu
Incumplir Verifactu sale caro. Las sanciones previstas en la Ley Antifraude son:
- Por no usar software homologado: multa de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal.
- Por usar software de doble uso (alteración de registros): sanciones que pueden ser proporcionales al fraude estimado, con posible derivación penal en casos graves.
- Por incumplir los requisitos técnicos: multas de hasta 1.000 euros por factura emitida fuera del sistema.
Aunque el plazo de implantación se haya extendido varias veces, en algún momento la Agencia Tributaria empezará a sancionar de forma activa. Mejor no esperar a comprobarlo.
Qué tienes que hacer ahora mismo
Tu siguiente paso depende de cómo factures hoy. Estas son las cuatro situaciones típicas:
- Si usas un software de facturación comercial: contacta con tu proveedor o revisa su web para confirmar que están adaptados a Verifactu y cuándo tendrás la actualización. Si no dan fecha, es una señal de alerta.
- Si facturas con Excel o Word: tienes que migrar a un software homologado antes del plazo. No hay forma de hacer que Excel sea compatible con Verifactu.
- Si tienes software a medida: el desarrollador tiene que adaptar el sistema a los requisitos técnicos de Verifactu. Es una tarea técnica nada trivial.
- Si usas el SII: no necesitas cumplir también con Verifactu. Comprueba con tu asesor fiscal que efectivamente estás en el SII y que eso te exime.
Verifactu y la factura electrónica B2B: no es lo mismo
Verifactu y la obligación de factura electrónica de la Ley Crea y Crece son dos cosas distintas, y se confunden a menudo:
- Verifactu: registro verificable de las facturas que emites por cualquier medio (papel, PDF, electrónico). Afecta al software de facturación.
- Factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece): obligación de emitir facturas en formato electrónico estructurado (XML) en las operaciones entre empresas. Afecta al formato de la factura.
Una empresa puede cumplir Verifactu y seguir emitiendo facturas en PDF hasta que la factura electrónica B2B sea obligatoria para su segmento. Son normativas paralelas, con objetivos relacionados pero requisitos técnicos distintos.
Preguntas frecuentes sobre Verifactu
¿Tengo que pagar más por usar Verifactu?
Depende del proveedor. La mayoría de los grandes incluirán la actualización sin coste, como parte del mantenimiento del software. Algunos más pequeños o de nicho podrían cobrarla. Pregunta específicamente a tu proveedor antes de que llegue la fecha límite.
¿Cuánto cuesta adaptarse a Verifactu?
Depende de tu punto de partida. Si ya usas un software que se actualizará gratis para cumplir Verifactu, el coste es nulo o mínimo. Si necesitas cambiar de programa, hablamos de planes desde 10-20 euros al mes para autónomos y de 50-100 euros al mes para pymes con más volumen. El coste más relevante suele ser el tiempo de transición e implementación, no la herramienta en sí.
¿Puedo seguir emitiendo facturas en PDF?
Sí, mientras no sea obligatoria la factura electrónica B2B para tu segmento. Verifactu afecta al sistema de registro, no al formato con el que entregas la factura al cliente. Puedes seguir enviando PDFs por email siempre que tu software genere los registros Verifactu correctamente.
¿Verifactu implica que Hacienda ve mis facturas en tiempo real?
En la modalidad con envío a la AEAT, sí: las facturas se registran en el sistema de la Agencia Tributaria casi a la vez que las emites. En la modalidad sin envío directo, el registro queda en el software con garantías de integridad, pero sin comunicación automática con Hacienda hasta que se requiera. Tu asesor fiscal puede ayudarte a decidir qué modalidad te conviene.
¿Los autónomos en módulos están obligados a usar Verifactu?
Los autónomos en estimación objetiva (módulos) que no facturan a empresas o que no llevan su contabilidad con software pueden tener obligaciones distintas. Lo más recomendable es consultar con tu asesor fiscal cómo se aplica Verifactu a tu caso, ya que la normativa tiene matices según el régimen fiscal y la actividad.
¿Qué pasa con mis facturas antiguas?
Las facturas emitidas antes de la entrada en vigor de Verifactu no tienen que cumplir el sistema de forma retroactiva. Verifactu se aplica a las facturas emitidas desde la fecha de obligatoriedad en adelante.
Conclusión
Verifactu es una obligación real, con sanciones reales. La buena noticia: si usas un software de facturación comercial actualizado, la mayor parte del trabajo técnico lo hace el proveedor, no tú. Lo que sí depende de ti es asegurarte de que tu software estará adaptado antes del plazo y, si no lo va a estar, decidir el cambio ahora. No esperes a la fecha límite para descubrir que tu programa no está homologado.
Si tienes dudas sobre cómo te afecta Verifactu en tu caso concreto, consúltalo con tu asesor fiscal. Es un tema donde los detalles importan y cada situación es distinta.
Fuentes oficiales
Sobre el autor
Yinmy Lázaro Carrazana dirige Servicios Digital Conect (Alicante), donde ayuda a autónomos y pymes a digitalizarse con IA y software. En Conecta Nex escribe con un enfoque práctico y honesto sobre las herramientas que de verdad usan los negocios. Contacto: info@conectanex.com.