Verifactu es el sistema de facturación verificable exigido por la Agencia Tributaria española que obliga a las empresas a registrar en tiempo real cada factura emitida y enviarla electrónicamente a Hacienda. Si eres autónomo o tienes una pyme y todavía no has oído hablar de él, o si lo conoces pero no tienes claro qué tienes que hacer exactamente, esta guía te lo explica sin rodeos.
Qué es Verifactu y por qué existe
Verifactu es la implementación del Reglamento de Requisitos de Sistemas y Programas Informáticos que Soporten los Procesos de Facturación (RRSPCPF), popularmente conocido como Reglamento de Sistemas de Facturación (VERI*FACTU). Surge de la Ley Antifraude 11/2021, que busca eliminar el software de doble uso (los llamados «software de caja B») que permitía ocultar ingresos a Hacienda.
En la práctica, Verifactu significa que tu software de facturación debe generar un registro de control inviolable de cada factura emitida y, opcionalmente, enviarlo en tiempo real a la Agencia Tributaria. La «V» que aparecerá en las facturas verificadas certifica que esa factura fue registrada y no puede modificarse retroactivamente.
El objetivo de Hacienda es claro: si cada factura queda registrada en tiempo real y enviada a la AEAT, falsificar o eliminar facturas retroactivamente se vuelve prácticamente imposible.
¿A quién afecta Verifactu?
Verifactu afecta a todas las empresas y autónomos que emiten facturas mediante software informático y están sujetos al IRPF o Impuesto de Sociedades en España. En términos prácticos, esto incluye a la gran mayoría de pymes y autónomos que usan cualquier programa de facturación (desde Excel hasta software especializado).
Hay excepciones importantes:
- Las empresas inscritas en el Suministro Inmediato de Información (SII), que ya envían sus facturas a Hacienda en tiempo real, quedan exentas de Verifactu (no tienen que cumplir ambos sistemas).
- Las personas físicas que facturen a mano o mediante facturas en papel (sin software) no están directamente afectadas, aunque esto es cada vez menos común.
- Las facturas simplificadas (tickets) tienen sus propias reglas y plazos.
Cuáles son los plazos que tienes que conocer en 2026
Los plazos de implantación de Verifactu han sufrido varias modificaciones desde su anuncio inicial. A fecha de 2026, los plazos vigentes son:
- Grandes empresas y grupos: debían estar adaptados desde julio de 2025.
- Pymes y autónomos: el plazo de adaptación se extendió. La fecha límite para que el software de facturación esté adaptado es el 1 de julio de 2026 para la mayoría de autónomos y pymes.
- Fabricantes de software: debían tener sus soluciones certificadas con antelación para dar tiempo a sus clientes a adaptarse.
Importante: verifica siempre los plazos vigentes en la web oficial de la AEAT (agenciatributaria.gob.es), ya que han cambiado en varias ocasiones y podrían modificarse de nuevo.
Qué cambios técnicos implica para tu software de facturación
Si usas un software de facturación comercial (Holded, Quipu, Sage, A3, Factusol, etc.), no tienes que hacer nada técnico tú mismo. La responsabilidad de adaptarse a Verifactu recae en el fabricante del software, no en el usuario. Lo que tienes que verificar es que tu proveedor de software ya está adaptado o tiene fecha confirmada de adaptación.
Lo que cambiará en tu flujo de trabajo:
- Cada factura que emitas quedará registrada con un código QR y un código hash que verifica su integridad.
- El software enviará los registros de facturación a la AEAT automáticamente (en el modo de envío automático a Hacienda) o los guardará localmente con una huella digital verificable (modo sin envío automático, también válido).
- No podrás modificar ni eliminar facturas ya emitidas sin que quede un registro de esa modificación.
- Las facturas rectificativas seguirán existiendo, pero cada rectificación también quedará registrada.
Los dos modos de cumplimiento: con y sin envío a Hacienda
Aquí hay un matiz importante que mucha gente confunde. Verifactu tiene dos modalidades:
Modo con envío a Hacienda (VERI*FACTU activo)
El software envía cada registro de factura a la AEAT en tiempo real o en un plazo máximo de cuatro días. A cambio, las facturas llevan el código QR verificable y la marca VERI*FACTU. Esta modalidad da más visibilidad a Hacienda de tu facturación, pero también te protege: una factura marcada como verificada es prácticamente imposible de cuestionar.
Modo sin envío a Hacienda (sistema de registro propio)
El software genera los registros de control y los almacena localmente, pero no los envía automáticamente a la AEAT. Las facturas tendrán un QR pero diferente al de Verifactu. Este modo también es válido legalmente, pero si Hacienda solicita los registros en una inspección, deberás presentarlos. La desventaja: sin el envío automático, no tienes la «certificación» de la AEAT sobre esas facturas.
La mayoría de softwares comerciales optarán por el modo con envío a Hacienda como predeterminado, ya que simplifica la gestión y ofrece más garantías al usuario.
Qué pasa si no cumples con Verifactu
El incumplimiento de Verifactu no es una cuestión menor. Las sanciones previstas en la Ley Antifraude son:
- Por no usar software homologado: multa de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal.
- Por usar software de doble uso (alteración de registros): sanciones que pueden llegar a ser proporcionales al fraude estimado, con posible derivación penal en casos graves.
- Por incumplimiento de requisitos técnicos: multas de hasta 1.000 euros por factura emitida fuera del sistema.
No son sanciones menores. Y aunque el plazo de implantación se haya extendido varias veces, en algún momento la Agencia Tributaria empezará a sancionar activamente. La pregunta no es si adaptarse, sino cuándo.
Qué tienes que hacer ahora mismo
- Si usas un software de facturación comercial: contacta con tu proveedor o revisa su web para confirmar que están adaptados a Verifactu y cuándo estará disponible la actualización para ti. Si no tienen fecha, es una señal de alerta.
- Si facturas con Excel o Word: tienes que migrar a un software homologado antes del plazo. No hay opción de hacer que Excel sea compatible con Verifactu.
- Si tienes software a medida: el desarrollador tiene que adaptar el sistema a los requisitos técnicos de Verifactu. Es una tarea técnica no trivial.
- Si usas el SII: no necesitas cumplir también con Verifactu. Comprueba con tu asesor fiscal que efectivamente estás en el SII y que eso te exime.
Verifactu y la factura electrónica B2B: no es lo mismo
Hay confusión frecuente entre Verifactu y la obligación de factura electrónica que introduce la Ley Crea y Crece. Son dos cosas distintas:
- Verifactu: registro verificable de facturas emitidas por cualquier medio (papel, PDF, electrónico). Afecta al software de facturación.
- Factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece): obligación de emitir facturas en formato electrónico estructurado (XML) para transacciones entre empresas. Afecta al formato de la factura.
Una empresa puede cumplir con Verifactu y seguir emitiendo facturas en PDF (hasta que la obligación de factura electrónica B2B entre en vigor para su segmento). Son normativas paralelas con objetivos relacionados pero requisitos técnicos distintos.
Preguntas frecuentes sobre Verifactu
¿Tengo que pagar más por usar Verifactu?
Depende del proveedor de software. La mayoría de los grandes proveedores incluirán la actualización sin coste adicional como parte del mantenimiento del software. Algunos proveedores más pequeños o de nicho podrían cobrar por la actualización. Pregunta específicamente a tu proveedor antes de que llegue la fecha límite.
¿Puedo seguir emitiendo facturas en PDF?
Sí, mientras no entre en vigor la obligación de factura electrónica B2B para tu segmento. Verifactu afecta al sistema de registro, no al formato de entrega de la factura al cliente. Puedes seguir enviando PDFs por email siempre que tu software genere los registros Verifactu correctamente.
¿Qué pasa con mis facturas antiguas?
Las facturas emitidas antes de la entrada en vigor de Verifactu no necesitan retroactivamente cumplir con el sistema. Verifactu aplica a las facturas emitidas desde la fecha de obligatoriedad en adelante.
Conclusión
Verifactu es una obligación real con sanciones reales. La buena noticia es que si usas un software de facturación comercial actualizado, la mayor parte del trabajo técnico lo hace el proveedor, no tú. Tu tarea es asegurarte de que tu software estará adaptado antes del plazo, y si no es así, tomar decisiones ahora. No esperes a que llegue la fecha límite para descubrir que tu software no está homologado.
Si tienes dudas sobre cómo afecta Verifactu a tu caso específico, consúltalo con tu asesor fiscal. Es un tema donde los detalles importan y las situaciones individuales varían.
Cómo preparar tu empresa para Verifactu: plan de acción paso a paso
La adaptación a Verifactu no es un proyecto de última hora. Las empresas que empiecen antes tendrán más tiempo para resolver problemas técnicos, formar al equipo y ajustar sus procesos sin la presión de los plazos. Aquí tienes un plan de acción claro para abordar la transición.
Paso 1: Audita tu software de facturación actual. Pregunta a tu proveedor de software si tiene fecha confirmada de actualización para cumplir Verifactu, cuándo estará disponible y qué coste adicional puede tener. Si la respuesta no es satisfactoria, es momento de evaluar alternativas.
Paso 2: Identifica tus proveedores de servicios contables. Si llevas la contabilidad a través de una gestoría o asesoría, confirma que el software que usan ellos también estará adaptado. La responsabilidad de cumplimiento es tuya como emisor, pero necesitas saber que la cadena completa funciona.
Paso 3: Revisa tus procesos de facturación internos. Verifactu implica que cada factura debe registrarse con una huella digital inmutable. Si actualmente emites facturas en papel o en Word/Excel, necesitarás migrar a un sistema de software homologado. Este es el cambio más relevante para autónomos y pequeños negocios que todavía no usan software específico.
Paso 4: Forma a tu equipo. Las personas que emiten facturas en tu empresa deben entender qué cambia y qué no en su proceso habitual. La formación no tiene que ser extensa, pero sí clara sobre los pasos nuevos que introduce Verifactu.
Qué ocurre si no cumples con Verifactu: sanciones y riesgos
El incumplimiento de los requisitos de facturación electrónica establecidos por la AEAT no es una cuestión menor. Las sanciones pueden ser significativas, especialmente en el caso de uso de software no homologado o de prácticas que permitan la manipulación retroactiva de facturas.
La Ley Antifraude, que da cobertura legal a Verifactu, establece sanciones específicas para los fabricantes de software que comercialicen soluciones que permitan la doble contabilidad o la ocultación de ventas. Para las empresas usuarias, el uso de software no conforme puede considerarse colaboración en fraude fiscal.
Más allá de las sanciones directas, el incumplimiento puede generar problemas en inspecciones fiscales, dificultar la obtención de certificados de estar al corriente con Hacienda y crear incertidumbre en relaciones comerciales con otras empresas que requieran documentación fiscal correcta.
Verifactu y la factura electrónica B2B: qué relación tienen
Es importante no confundir Verifactu con la obligación de factura electrónica entre empresas (B2B) que introduce la Ley Crea y Crece. Son dos regulaciones distintas con calendarios diferentes.
Verifactu se centra en el registro y verificación de las facturas emitidas por los sistemas de software, con el objetivo de prevenir el fraude fiscal. La factura electrónica B2B, por su parte, obliga a las empresas a emitir y recibir facturas en formato electrónico estructurado (como Facturae) a través de sistemas de intercambio reconocidos.
Ambas regulaciones apuntan en la misma dirección: la digitalización total del ciclo de facturación. Prepararse bien para una te pone en mejor posición para la otra. Si tu software ya cumple Verifactu, es muy probable que el mismo proveedor esté trabajando en la adaptación a la factura electrónica B2B, lo que simplifica tu gestión.
Preguntas frecuentes sobre Verifactu
¿Los autónomos en módulos están obligados a usar Verifactu?
Los autónomos en estimación objetiva (módulos) que no emiten facturas a empresas o que no llevan contabilidad mediante software pueden tener obligaciones distintas. Lo más recomendable es consultar con tu asesor fiscal la aplicación específica de Verifactu a tu situación concreta, ya que la normativa puede tener matices según el régimen fiscal y la actividad.
¿Verifactu implica que Hacienda ve mis facturas en tiempo real?
En la modalidad Verifactu con envío a la AEAT, sí. Las facturas se registran en el sistema de la Agencia Tributaria de forma prácticamente simultánea a su emisión. En la modalidad sin envío directo, el registro queda en el software con garantías de integridad, pero sin comunicación automática con Hacienda hasta que se requiera. Tu asesor fiscal puede ayudarte a decidir qué modalidad es más conveniente para tu negocio.
¿Cuánto cuesta adaptarse a Verifactu?
El coste depende de tu situación de partida. Si ya usas un software de facturación que se actualizará gratuitamente para cumplir Verifactu, el coste es nulo o mínimo. Si necesitas cambiar de software, estamos hablando de planes desde 10-20 euros al mes para autónomos hasta 50-100 euros al mes para PYMES con mayor volumen de facturación. El coste real más relevante suele ser el tiempo de transición e implementación, no la herramienta en sí.
Conclusión: Verifactu es inevitable, la clave está en la anticipación
La regulación Verifactu no es opcional ni negociable. Lo que sí está en tus manos es el momento en que te adaptas y cómo lo haces. Las empresas y autónomos que aborden la transición con tiempo y criterio van a tener una experiencia muy diferente de las que esperen al último momento.
El lado positivo es real: más control sobre tus registros de facturación, mayor seguridad frente a inspecciones, y la base para avanzar hacia una gestión fiscal completamente digital. Verifactu no es un obstáculo burocrático más; es la puerta de entrada a una forma de gestionar las obligaciones fiscales que a largo plazo simplifica el trabajo.