La factura electrónica ya no es opcional para muchas empresas españolas. La nueva normativa de facturación electrónica obligatoria avanza y los autónomos y pymes tienen que adaptarse. Esta guía te explica exactamente qué tienes que hacer, cuándo y con qué herramientas.
Que es una factura electronica y en que se diferencia de un PDF
Mucha gente cree que enviar un PDF por correo electrónico ya es una «factura electrónica». No lo es. Una factura electrónica válida es un documento en formato estructurado que puede ser procesado automáticamente por el receptor sin intervención manual. Tiene que contener los datos en un formato legible por máquina (XML), no solo legible por una persona.
En España, el formato oficial de factura electrónica es Facturae, un estándar XML definido por el Ministerio de Hacienda. Para facturación con el sector público ya era obligatorio desde 2015. La novedad es la extensión gradual al sector privado.
La nueva ley de facturacion electronica en Espana: plazos
La Ley Crea y Crece aprobada en 2022 establece la obligatoriedad de la facturación electrónica entre empresas (B2B). Los plazos de implementación son:
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros anuales: obligatorio desde 2024 para relaciones con el sector público, y para relaciones B2B según el reglamento de desarrollo pendiente de publicación definitiva.
- Resto de empresas y autónomos: el plazo se amplía, pero la adaptación técnica hay que planificarla con antelación porque los sistemas tardan en implementarse.
- Relaciones con la Administración Pública (B2G): ya obligatorio desde 2015 para facturas superiores a 5.000 euros.
Lo importante es que no esperes al último momento. Implementar un sistema de facturación electrónica tiene una curva de aprendizaje real, especialmente si usas software de gestión propio que hay que adaptar.
Que necesitas para emitir facturas electronicas
Para emitir una factura electrónica válida necesitas tres cosas: un software que genere el archivo en formato correcto (Facturae u otros formatos admitidos), un certificado digital para firmar electrónicamente el documento, y un sistema para enviar y registrar las facturas.
El certificado digital lo obtienes gratis a través de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre). El proceso toma unos días: solicitas el certificado online, lo acreditas en una oficina de la AEAT o FNMT y lo descargas. Una vez instalado en tu navegador o en el software de facturación, puedes firmar documentos electrónicamente.
Herramientas para crear facturas electronicas
Opcion gratuita: FACe y herramientas de la AEAT
Para facturas al sector público, el portal FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) es gratuito y oficial. Puedes subir facturas en formato Facturae directamente desde el portal. El problema es que es manual: para volumen alto no es práctico.
La AEAT también ofrece herramientas gratuitas para generar facturas Facturae, pero son básicas y no integran con otros sistemas de gestión.
Software de facturacion con soporte electronico
La mayoría de programas de facturación para pymes ya incluyen soporte para factura electrónica o lo están añadiendo. Algunos de los más usados en España:
- Holded: desde 29 €/mes, genera facturas en formato Facturae y tiene integración con FACe. Muy usado por startups y pymes tecnológicas.
- Billin: desde 19 €/mes, especializado en autónomos y pymes pequeñas con flujo de facturación sencillo.
- Sage 50: solución más completa para empresas con necesidades contables avanzadas, desde 50 €/mes.
- Contasol: versión gratuita con funciones básicas, y versiones de pago para funciones avanzadas. Muy popular entre gestorías.
Paso a paso: como emitir tu primera factura electronica
- Obtén tu certificado digital. Accede a la web de la FNMT, solicita el certificado de persona física o jurídica según corresponda, y completa el proceso de acreditación. Guarda el archivo del certificado en un lugar seguro.
- Elige tu software de facturación. Si ya tienes uno, verifica que tenga soporte para formato Facturae. Si no, valora opciones como Holded o Billin para empezar.
- Configura los datos de tu empresa. En el software, introduce tu NIF/CIF, dirección fiscal, datos de contacto y los datos de tu banco para el cobro. Verifica que todo coincide exactamente con tu alta en Hacienda.
- Crea la factura con todos los campos obligatorios. Número correlativo, fecha de emisión, datos del emisor y receptor, descripción detallada del servicio, base imponible, tipo de IVA e importe total. Para facturas al sector público añade también el código de órgano gestor.
- Firma electrónicamente y envía. El software aplicará tu certificado digital para firmar el documento. Para envíos a la Administración, súbela a FACe. Para facturas B2B privado, el envío puede ser por correo electrónico mientras se desarrolla el reglamento de la plataforma pública.
Errores comunes a evitar
El error más frecuente es confundir el envío de un PDF por correo con una factura electrónica válida. Son cosas distintas. Un PDF no tiene estructura de datos legible por máquina y no tiene firma electrónica certificada, por lo que no cumple con los requisitos legales.
Otro error habitual es no guardar una copia firmada de cada factura emitida. Las facturas electrónicas tienen valor legal y debes conservarlas durante al menos cuatro años. Asegúrate de que tu software guarda copias con la firma incluida, no solo los datos.
Por último, no dejes la implementación para el último momento. Si tu empresa necesita adaptar un ERP o software de gestión propio, los plazos de desarrollo pueden ser de meses. Empieza antes de que sea obligatorio.
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