Aprender a hacer una factura electrónica en España ha dejado de ser opcional para muchas empresas y autónomos. La normativa avanza y hay que adaptarse. Esta guía te explica qué necesitas exactamente, con qué herramientas y en qué plazos.
Qué es una factura electrónica y en qué se diferencia de un PDF
Un PDF enviado por correo no es una factura electrónica, por mucho que lo parezca. Una factura electrónica válida es un documento en formato estructurado que el receptor puede procesar de forma automática, sin intervención manual. Es decir, contiene los datos en un formato legible por máquina (XML), no solo por una persona.
En España, el formato oficial de factura electrónica es Facturae, un estándar XML definido por el Ministerio de Hacienda. Para facturar al sector público ya era obligatorio desde 2015; la novedad es su extensión gradual al sector privado.
La nueva ley de facturación electrónica en España: plazos
La factura electrónica entre empresas será obligatoria por fases, no de golpe. La Ley Crea y Crece, aprobada en 2022, establece la obligatoriedad de la facturación electrónica entre empresas (B2B). Estos son los plazos de implementación:
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros anuales: La facturación con el sector público (B2G) es obligatoria desde 2015; la factura electrónica entre empresas (B2B) se desarrolló en el Real Decreto 238/2026 (BOE de 31 de marzo de 2026) y será exigible por fases: previsiblemente octubre de 2027 (empresas de más de 8 millones de euros) y octubre de 2028 (resto).
- Resto de empresas y autónomos: el plazo se amplía, pero la adaptación técnica hay que planificarla con antelación porque los sistemas tardan en implementarse.
- Relaciones con la Administración Pública (B2G): ya obligatorio desde 2015 para facturas superiores a 5.000 euros.
El consejo es no esperar al último momento. Implementar la facturación electrónica tiene una curva de aprendizaje real, sobre todo si usas un software de gestión propio que hay que adaptar.
Qué necesitas para emitir facturas electrónicas
Para emitir una factura electrónica válida necesitas tres cosas: un software que genere el archivo en el formato correcto (Facturae u otros formatos admitidos), un certificado digital para firmar el documento electrónicamente y un sistema para enviar y registrar las facturas.
El certificado digital lo obtienes gratis a través de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre). El proceso lleva unos días: solicitas el certificado online, lo acreditas en una oficina de la AEAT o de la FNMT y lo descargas. Una vez instalado en el navegador o en el software de facturación, ya puedes firmar documentos electrónicamente.
Herramientas para crear facturas electrónicas
Opción gratuita: FACe y herramientas de la AEAT
Para facturas al sector público, el portal FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) es gratuito y oficial: puedes subir facturas en formato Facturae directamente desde el portal. El inconveniente es que es manual, así que para volumen alto no resulta práctico.
La AEAT también ofrece herramientas gratuitas para generar facturas Facturae, pero son básicas y no se integran con otros sistemas de gestión.
Software de facturación con soporte electrónico
La mayoría de programas de facturación para pymes ya incluyen soporte para factura electrónica o lo están añadiendo. Estos son algunos de los más usados en España:
- Holded: desde 29 €/mes, genera facturas en formato Facturae y tiene integración con FACe. Muy usado por startups y pymes tecnológicas.
- Billin: desde 19 €/mes, especializado en autónomos y pymes pequeñas con flujo de facturación sencillo.
- Sage 50: solución más completa para empresas con necesidades contables avanzadas, desde 50 €/mes.
- Contasol: versión gratuita con funciones básicas, y versiones de pago para funciones avanzadas. Muy popular entre gestorías.
Paso a paso: cómo emitir tu primera factura electrónica
Emitir tu primera factura electrónica son cinco pasos, desde conseguir el certificado hasta firmarla y enviarla:
- Obtén tu certificado digital. Accede a la web de la FNMT, solicita el certificado de persona física o jurídica según corresponda y completa el proceso de acreditación. Guarda el archivo del certificado en un lugar seguro.
- Elige tu software de facturación. Si ya tienes uno, verifica que soporte el formato Facturae. Si no, valora opciones como Holded o Billin para empezar.
- Configura los datos de tu empresa. Introduce tu NIF/CIF, dirección fiscal, datos de contacto y los datos bancarios para el cobro. Verifica que todo coincide exactamente con tu alta en Hacienda.
- Crea la factura con todos los campos obligatorios. Número correlativo, fecha de emisión, datos del emisor y del receptor, descripción detallada del servicio, base imponible, tipo de IVA e importe total. Para facturas al sector público añade también el código de órgano gestor.
- Firma electrónicamente y envía. El software aplicará tu certificado digital para firmar el documento. Para envíos a la Administración, súbela a FACe. Para facturas B2B privadas, el envío puede ser por correo electrónico mientras se despliega la plataforma pública de facturación prevista en el reglamento.
Errores comunes a evitar
El fallo más frecuente es confundir el envío de un PDF por correo con una factura electrónica válida. Son cosas distintas: un PDF no tiene estructura de datos legible por máquina ni firma electrónica certificada, así que no cumple los requisitos legales.
Otro error habitual es no guardar una copia firmada de cada factura emitida. Las facturas electrónicas tienen valor legal y debes conservarlas durante al menos cuatro años. Asegúrate de que tu software guarda las copias con la firma incluida, no solo los datos.
Y no dejes la implementación para el último momento. Si tu empresa necesita adaptar un ERP o un software de gestión propio, los plazos de desarrollo pueden ser de meses. Empieza antes de que sea obligatorio.
Si quieres ver más recursos sobre digitalización para empresas, tenemos guías sobre herramientas de IA para empresas y sobre el software más útil para pymes en 2026.
Preguntas frecuentes
¿Un PDF enviado por email es una factura electrónica válida?
No. Una factura electrónica válida es un documento estructurado (en formato Facturae, XML) con firma electrónica certificada, que el receptor puede procesar de forma automática. Un PDF, aunque contenga los mismos datos, no cumple esos requisitos.
¿Cuánto cuesta el certificado digital para firmar facturas?
Es gratuito a través de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre). Se solicita online y se acredita en una oficina de la AEAT o de la FNMT; el trámite completo lleva unos días.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica entre empresas?
La factura electrónica B2B, desarrollada en el Real Decreto 238/2026 (BOE de 31 de marzo de 2026), será exigible por fases: previsiblemente en octubre de 2027 para las empresas con facturación superior a 8 millones de euros y en octubre de 2028 para el resto. Con la Administración pública (B2G) ya es obligatoria desde 2015 para facturas superiores a 5.000 euros.
Fuentes oficiales
Sobre el autor
Yinmy Lázaro Carrazana dirige Servicios Digital Conect (Alicante), donde ayuda a autónomos y pymes a digitalizarse con IA y software. En Conecta Nex escribe con un enfoque práctico y honesto sobre las herramientas que de verdad usan los negocios. Contacto: info@conectanex.com.